Sistem Kearsipan

Bacalah rangkuman materi di bawah ini untuk dapat mengerjakan SOAL UJIAN !

SISTEM KEARSIPAN

      Salah satu cara menanggulangi jumlah arsip yang makin bertambah, yaitu dengan menerapkan sistem kearsipan yang tepat, mudah dan senantiasa mengadakan penyusutan secara berkala. Menentukan sistem kearsipan hendaknya sesuai dengan jumlah arsip yang ada, kondisi kantor dan sejauh mana perkembangan kantor yang bersangkutan pada masa mendatang.

A.   Sistem Pengelolaan dan Penyimpanan Arsip

      Pada dasarnya kearsipan atau filing adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat. Sistem kearsipan yang sesuaI dengan teori ilmu kearsipan terdiri atas lima macam.

a.  Kearsipan Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)

b.  Kearsipan Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

c.  Kearsipan Sistem Nomor (Numeric Filing System)

d.  Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)

e.  Kearsipan Sistem Wilayah (Geographic Filing System)

1.   Sistem abjad (Alphabetic Filing System)

      Filing sistem abjad ialah suatu sistem penyimpanan dan pencarian kembali warkat-warkat berdasarkan abjad. Sistem ini merupakan sistem kearsipan yang banyak sekali dipergunakan di kantor-kantor pemerintah ataupun swasta. Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada. Abjad yang pertama dan unit yang paling pertama merupakan abjad yang dijadikan dasar dalam sistem ini.

     Berikut ini akan diuraikan dan diperagakan sistem kearsipan abjad beserta menggunakan perlengkapan yang diperlukan.

a.  Menggunakan peraturan mengindeks

Hotel Braga                    : Braga, Hotel

Hanry Tailor                   : Tailor, Hanry

Universitas Indonesia     : Indonesia, Universitas

Bank Central Asia          : Central, Asia, Bank

b.  Menyusun daftar klasifikasi

Keterangan:

Pada Kode B terdapat dua kode kedua yang sama, yaitu Ba dan Br atau B-1 dan B-2. Untuk caption yang berkelompok harus dibuatkan judul sebagai main caption (bagian utama) dan diambil satu kata pertama dari caption teratas (BALY).

c.  Menyiapkan jenis perlengkapan

      Sebagai langkah berikutnya adalah menyiapkan perlengkapan yang diperlukan yaitu sebagai berikut:

1)  Filing cabinet

     Tempat penyimpanan surat memerlukan laci secukupnya. Hal ini dimaksudkan untuk menyimpan seberapa banyak surat atau arsip yang akan disimpan. Pada pokoknya filing cabinet (lemari arsip) dipergunakan sesuati dengan kebutuhan.

2)  Guide

   Tiap laci mempunyai guide. Banyaknya guide dapat ditetapkan dari semula, yaitu sebanyak pembagian utama pada kolom daftar indeks di atas 4 maka dalam pelaksanaan sistem abjad ini harus disediakan 4 buah pula (B, C, I dan T). Jadi guide yang pertama B maka di belakang guide B diletakkan map-map Ba, Bb . . . . Bz. Demikian pula untuk urutan abjad berikutnya.

3)  Map (folder)

    Map (folder) ditempatkan di belakang guide. Jumlah map yang terdapat di belakang tiap guide ditentukan sebanyak pembagian pembantu pada daftar indeks. Apabila melihat daftar indeks, pembagian utamanya B, sedangkan bagian pembantunya ada 2 maka perlu disediakan map.

4)  Rak penyortir

     Rak penyortir diperlukan untuk menyortir surat-surat  yang nantinya akan ditempatkan dalam map masing-masing.

5)  Kartu indeks

     Kartu indeks memegang peranan penting dalam penemuan kembali surat-surat. Kartu inilah yang diperlukan untuk penemuan kembali surat-surat diinginkan.

Kartu indeks di atas disimpan pada laci-laci kartu indeks “B”, seperti contoh.

Perhatikan susunan folder dalam laci filing cabinet berikut ini!

d.  Menyimpan dan menemukan kembali arsip

        Warkat yang memiliki nilai guna informasi bagi suatu organisasi disimpan oleh bagian kearsipan untuk dipergunakan bila diperlukan. Langkah-langkah yang harus ditempuh untuk penyimpan arsip adalah sebagai berikut:

1)  Penampungan dokumen oleh bagian kearsipan

2)  Penelitian atau klasifikasi dokumen

3)  Penetapan indeks abjad

4)  Penetapan kode abjad

5)  Menyortir dokumen sesuai dengan kode untuk diproses

6)  Penyimpanan

7)  Penataan berkas

8)  Perawatan, hingga pemusnahan

Prosedur penemuan kembali warkat dari tempat penyimpanan adalah berikut:

1)  Penelitian kode warkat

2)  Penetapan tempat penyimpanan

3)  Pencarian warkat di tempat penyimpanan

4)  Pengambilan warkat yang dicari

5)  Penggantian warkat yang diambil dengan bon pinjam

6)  Penyerahan warkat atau arsip kepada yang memerlukan

2.   Sistem tanggal (Chronological Filing System)

      Sistem tanggal yaitu, suatu sistem kearsipan dengan menyimpan arsip surat ataupun dokumen lainnya berdasarkan hari, tanggal, bulan atau tahun. Yang dijadikan kode surat adalah tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat. Dalam pelaksanaannya, sering dipadukan dengan salah satu sistem kearsipan lainnya.

Pelaksanaan sistem tanggal umumnya dilakukan oleh kantor yang lingkup kegiatannya msih kecil, sebab kegiatan surat-menyurat dalam kantor tersebut belum begitu banyak. Untuk melaksanakan sistem tanggal yang baik dan benar, hendaknya mengetahui prosedur yang tepat, yakni:

a.  Merancang daftar klasifikasi

      Sebelum surat atau dokumen disimpan di dalam filing, terlebih dahulu diadakan pengklasifikasian. Klasifikasi merupakan sarana dan kegiatan untuk menggolong-golongkan surat-surat atau dokumen atas dasar perbedaan yang ada dan pengelompokkan atas dasar persamaan yang ada. Prinsip tersebut mengarah kepada penataan susunan arsip, yaitu mengatur, mengelompokkan dan menyimpan kepada unit-unit yang lebih kecil. Untuk menghematan tenaga, waktu dan tempat perlu dilakukan pemberian kode.

b.  Menyiapkan jenis perlengkapan

1)  Filing cabinet

     Diperlukan untuk keperluan satu tahun dengan diberi kode dari tahun yang sedang berjalan, 
     misalnya untuk 2014.

2)  Guide

     Jumlah guide (petunjuk) yang diperlukan sebanyak 12 lembar. Judul dari setiap guide ialah nama 
     bulan, seperti Januari, Februari, Maret,dst.

3)  Map

     Jumlah folder yang diperlukan sejumlah hari dalam satu tahun.

4)  Kartu indeks

     Setiap surat yang akan disimpan harus dicatat terlebih dahulu dalam kartu indeks.Seperti kartu 
     indeks dalam sistem abjad, perihal dan wilayah dalam kartu indeks berisi:

     a)  Judul surat                               d)  Nomor surat

     b)  Kode surat                               e)  Perihal surat

     c)  Tanggal surat 

5)  Rak kartu indeks

     Rak ini untuk menyimpan kartu indeks surat-surat yang telah disimpan.

c.  Menyimpan dan menemukan kembali arsip

      Dalam penyimpanan arsip sistem tanggal maka surat disimpan berdasarkan kode atau tanggal surat, sebagai contoh berikut ini:

1)  Kode surat tanggal 20 Januari 2014 disimpan dalam:

     a)  Laci yang berkode 2014

     b)  Di belakang petunjuk (guide) Januari, dan

     c)  Di dalam map nomor 20

 Prosedur penemuan kembali arsip meliputi langkah-langkah berikut:

1)  Apabila permintaan surat sudah disebutkan tanggalnya maka tidak ada kesulitan karena  langsung surat dapat dicari pada:

     a)  Laci yang berkode 2014

     b)  Di belakang petunjuk (guide) Januari, dan

     c)  Di dalam map nomor 20

2)  Apabila peminjam surat tidak menyebutkan tanggal surat karena lupa tanggal surat, tetapi hanya menyebutkan perihal surat, serta pengirim surat yang bersangkutan maka langkah pertama petugas kearsipan adalah mencari kartu indeks pada rak kartu indeks atas anam pengirim surat tersebut. Dengan demikian secara mudah dapat diketahui tanggal surat yang dimaksud.

3.  Kearsipan Sistem Nomor (Numeric Filing System)

      Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan kode angka/nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni:

a.  Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey.

b.  Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut).

c.  Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit.

        Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya. Contoh: a. Sekolah: Nomor Induk Sekolah, b. PLN: Nomor Rekening Listrik, c. Rumah Sakit: Nomor Identitas Pasien.

   Seperti dijelaskan diatas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor menggunakan penyimpanan dengan metode nomor tertentu, berikut akan dijelaskan metode-metode tersebut:

a.  Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

      Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey. Sistem ini disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk menyusun arsip dengan sistem nomor kita perlu membuat daftar klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan.

    Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.

Contoh daftar klasifikasi nomor Dewey:

   Setelah membuat daftar klasifikasi, hal berikutnya dalam penyimpanan kearsipan adalah mempersiapkan peralatan dan perlengkapan. Berikut ini adalah jenis perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam sistem Dewey:

1)  Filing cabinet

     Diperlukan 10 Laci filing cabinet, kode laci ini sebagai penunjuk masalah utama. Kode laci ini berurutan sebagai berikut:

Laci 1    Kodenya 000,           Laci 2    Kodenya 001,  sampai     Laci 10    Kodenya 009

2)  Guide

      Setiap masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Maka apabila ada 10 masalah utama berarti ada 100 sub masalah. Oleh karena itu dibutuhkan pula guide sebanyak 100 buah. Untuk Kode guidenya sendiri dapat dilihat sebagai berikut.

Guide 1    Kodenya 000,       Guide 2    Kodenya 010,  sampai     Guide 10    Kodenya 090

3)  Hanging Folder

        Setiap sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Jika ada 100 sub masalah berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder. Hanging folder ini terletak dibelakang guide. Pada guide 010, terdapat 10 hanging folder yang berkode sebagai berikut.

Hanging folder 1   Kodenya 010,     Hanging folder 2  Kodenya 011,   sampai

Hanging folder 10  Kodenya 019      

4)  Kartu indeks

          Kartu indeks digunakan untuk mencatat setiap surat yang disimpan.

5)  Rak sortir

          Jumlah rak sortir disesuaikan dengan kebutuhann.

      Setelah peralatannya sudah tersedia, maka langkah selanjutnya adalah penyimpanan dengan menggunakan sistem ini, prosedurnya adalah sebagai berikut:

1)  Meriksa berkas,                       4)  Menyortir

2)  Mengindeks,                            5)  Menempatkan

3)  Mengkode

      Sedangkan untuk prosedur penemuan kembali menggunakan sistem nomor dewey ini adalah sebagai berikut: jika kode surat yang akan dicari sudah di ketahui, maka langsung cari saja pada tempat penyimpanannya.

        Contoh: Arman akan mencari surat berkode 245.1. Maka ia akan mencari pada laci berkode 200, dibelakang guide berkode 240, dalam hanging folder 345, urutan surat ke 2 (2+1).

b.  Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)

      Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor.

      Buku Nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat diberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5 surat, maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran. Untuk daftar klasifikasi nomor seri adalah:

Untuk jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang digunakan adalah sebagai berikut:

1)         Filing cabinet,             4)  Kartu Indeks

2)         Guide,                         5)  Buku Nomor

3)         Hanging Folde

Perhatikan buku nomor berikut!

     Setelah peralatan untuk sistem ini tersedia maka langkah selanjutnya cara menyimpan arsip dengan sistem nomor seri ini adalah sebagai berikut:

1)  Memeriksa Berkas

2)  Mengindeks

3)  Mengkode

4)  Mensortir

5)  Menempatkan

      Untuk menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem ini, maka dapat dilakukan langkah sebagai berikut:

1)   Cari kode nomor arsip tersebut jika sudah diketahui. Jika belum, dapat dilihat pada kartu indeks 
      berapa nomor yang dimaksud.

2)   Cari arsip tersebut pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode nomor arsip tersebut.

3)   Ambil arisp dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)

4)   Berikan pada peminjam arsip berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)

5)   Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

c.    Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit

      Sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem terminal digit adalah sistem penyimpanan dan penemuan berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan. Untuk paham sistem ini diperlukan konsentrasi yang tinggi, karena sistem ini sulit dipahami jika pertama kali membaca. Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 - 3 nomor.

      Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pada sistem nomor terminal digit ini adalah sebagai berikut.

1)  Filing Cabinet

     Diperlukan 10 laci filing cabinet yang berkode

     Laci 1 kodenya  00 – 09,      Laci 2 kodenya  10-19,   sampai    Laci 9 kodenya  90-99

2)  Guide

     Setiap laci terdiri dari 10 Guide. Jika 10 laci berarti dibutuhkan 100 guide. Laci yang berkode  
     00-09, terdapat 10 guide yang berkode sebagai berikut:

     Guide 1 kodenya  00,    Guide 2 kodenya  01,    sampai    Guide 3 kodenya 09

3)  Hanging Folder

     Di belakang guide terdapat 10 hanging folder. Jika ada 100 guide berarti dibutuhkan 1.000 
     hanging folder. Guide yang berkode 00, terdapat hanging folder yang berkode sebagai berikut:

     Hanging folder 1    kodenya   00/0,  sampai  Hanging folder 10     kodenya  00/9

4)  Kartu indeks

     Setiap surat yang disimpan dibuatkan kartu indeksya.

5)  Buku Arsip

     Buku arsip adalah yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan disimpan sebagai arsip. 
    

      Untuk menyimpan arsip sistem nomor dapat dilakukan sebagai berikut:

1)  Memeriksa Berkas

2)  Mengindeks

3)  Mengkode

4)  Mensortir

5)  Menempatkan

      Untuk prosedur penemuan kembali dapat dilakukan dengan cara berikut ini.

1)  Tentukan kode surat yang ingin dicari

2)  Jika kode surat diketahui maka langsung ke tempat penyimpanan, tetapi jika kode surat tidak 
     diketahui maka merujuklah pada kartu indeks.

3)  Cari arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan ketentuan pemberian kode.

4)  Ambil arsip jika sudah ditemukan, dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)

5)  Berikan kepada peminjam arisp berikut dengan lembar pinjam arsip (lembar 2)

6)  Simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file.

4.   Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)

          Sistem subyek menjadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali surat-surat ialah pokok isi atau masalah. Dalam penyelenggaraan sistem perihal (pokok masalah) ini maka petugas kearsipan harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apa yang pada umumnya dipermasalahkan dengan surat yang bersangkutan. Misalnya, subyek “Keuangan”, “Kepegawaian”, dan seterusnya.

a.  Merancang klasifikasi masalah

b.  Menyiapkan jenis perlengkapan

     1)  Filing Cabinet

     2)  Guide

     3)  Map (folder)

     4)  Rak Penyortir

     5)  Kartu Indeks

c.  Menyimpan dan penemuan kembali arsip

     Prosedur penyimpanan surat dapat diuraikan sebagai berikut :

1)  Pemberian kode surat

     Tiap surat yang akan disimpan, dibaca baik-baik lebih dahulu agar dapat diketahui persoalannya 
     sampai hal yang sekecil-kecilnya. Setelah diketahui persoalannya kemudian disesuaikan dengan 
     daftar isi. Misalnya persoalan surat mengenai kredit.

2)  Penyimpanan surat

     Untuk menemukan kembali surat terdapat langkah sebagai berikut:

     a)  Mencari kartu indeks,

     b)  Lihat kode dan cari pada lagi kartu indeks, lalu carilah surat yang dimaksud.

5.  Kearsipan Sistem Wilayah (Geographic Filing System)

      Sistem wilayah ialah kearsipan yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau wilayah surat yang diterima. Pada penyimpanan sistem wilayah, pembagian wilayah merupakan dasar  penetapan kode yang akan menjadi dasar penyimpanan arsip. Untuk surat-surat masuk, maka nama wilayah dari asal surat tersebut menjadi dasar pengelompokan surat, sedangkan untuk surat keluar, maka nama wilayah tujuan surat tersebut yang digunakan.

      Sebagaimana sistem penyimpanan yang lain, untuk sistem wilayah juga menggunakan daftar klasifikasi, yaitu daftar klasifikasi wilayah. Untuk membuat daftar klasifikasi wilayah, pengetahuan tentang nama wilayah, di suatu kota, provinsi, kabupaten, bahkan negara, sangat diperlukan. Daftar klasifikasi wilayah memuat pengelompokan wilayah menjadi wilayah utama, sub wilayah, dan sub-sub wilayah. Wilayah-wilayah disusun berurutan sesuai dengan urutan abjad. Daftar klasifikasi wilayah dapat dibuat melalui beberapa macam, antara lain sebagai berikut:

a.  Menurut Nama Negara, yaitu daftar klasifikasi wilayah yang dibuat berdasarkan pengelompokan wilayah berdasarkan nama negara. Berikut contohnya:

Asia (wilayah utama)

            Asia Tenggara  (sub wilayah)

                                    Brunei (sub-sub wilayah)

                                    Indonesia

                                    Malaysia

b. Menurut Pembagian Wilayah Administrasi Negara, yakni daftar klasifikasi berdasarkan pengelompokan nama wilayah administrasi suatu negara. Berikut contontoh daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi negara.

Jawa Tengah (provinsi)

                Klaten (kota/kab.)

                            Klaten Tengah (kecamatan)

                            Wedi

                            Bayat

c. Menurut Wilayah Administrasi khusus, yaitu daftar klasifikasi yang dibuat berdasarkan pengelompokan wilayah administrasi yang khusus untuk kepentingan suatu badan/instansi tertentu. Berikut daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi khusus untutu kepentingan suatu badan/instansi tertentu.

Wilayah 1                                                        Wilayah 2

            Kalimantan                                                      Magelang

      Jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal ialah:

a.  Filing Cabinet,          d.  Cardex

b.  Guide,                       e.  Kartu Indeks

c.  Hanging Folder,        f.  Rak Sortir

     Untuk prosedur penyimpanan sistem wilayah dapat ditempuh dengan cara-cara sebagai berikut ini:

a.  Memeriksa berkas/surat

b.  Mengindeks

c.  Mengkode

d.  Menyortir

e.  Menempatkan

    Kemudian untuk langkah-langkah penemuan kembali surat sistem wilayah dapat dilakukan dengan cara berikut ini:

a.  Tentukan judul surat yang ingin dicari

b.  Cocokkan dengan daftar klasifikasi masalah

c.  Cari asrip pada laci yang berkode wilayah dan cocokan dengan daftar klasifikasinya.

d.  Ambil arsip dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)

e.  Berikan pada peminjam arsip, berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)

f.   Simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file.

B.    Kelebihan dan Kekurangan Sistem Kearsipan

1.  Sistem Abjad ( Alphabetic Filling System) merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan berdasarkan abjad / huruf-huruf pertama nama orang atau badan.

Kelebihan      :  mudah diterapkan, fleksibel dan mudah diingat.

Kekurangan   :

a.  Jika surat tdk mencantumkan namaperusahaan, misal faktur penjualan yang hanya mencantumkan 

     nama barang.

b.  Jika ada nama baru yang diterima oleh kearsipan maka daftar klasifikasi harus disesuaikan dulu.

2.   Sistem Masalah ( Subject Filling System ) merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pokok masalah/perihal surat.

Kelebihan      : pokok masalah mudah diingat, dapat diterpakan untuk semua jenis  organisasi.

Kekurangan   : dibutuhkan SDM yang berpengetahuan tinggi dalam menentukan permasalahan.

3.   Sistem Tanggal ( Chronological Filling System) merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari ke, bulan, dan tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat adalah tanggal pembuatan / penerimaan surat.

Kelebihan      :

a.  Cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo

b.  Sederhana dan Mudah diterapkan karena tanpa klarifikasi

Kekurangan     :

a.  Terjadi kesulitan dalam penemuan kembali bila peminjam menyebutkan perihal arsip

b.  Orang sering lupa dg tanggal surat terutama tanggal penyimpanan

c.  Tidak semua unit pengolah alam organisasi cocok menggunakan sistem ini

d.  Pembuatan kode tidak dapat murni 100%, tapi harus ditambahkan dengan kode abjad

4.    Sistem Nomor ( Numeric Filling System) merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berupa angka-angka atau nomor-nomor yang telah ditetapkan.

Kelebihan      :

a. Tidak membutuhkan daftar klasifikasi.

b. Sangat fleksibel dan cocok untuk unit pengolah yang melayani masyarakat banyak.

c. Tidak ada arsip yang memiliki kode yang sama.

Kekurangan   : tidak ekonomis dan sulit mencari arsip bila tidak ingat kodenya.

5.    Sistem Wilayah ( Geograpical Filling System) merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip nama / wilayah asal surat.

Kelebihan      :

Cocok untuk organisasi yang punya kantor cabang di beberapa tempat, seperti biro perjalanan, usaha pengiriman paket, perusahaan ekspor impor, dll.

Sederhana dan mudah dilaksanakan

Kekurangan   :

a.  Bila terjadi penambahan wilayah baru harus mengubah daftar klasifikasi dan perlengkapan 

     kearsipan.

b.  Tidak cocok diterapkan untuk seluruh unit organisasi

c.  Harus didukung oleh petugas yang berpengetahuan tinggi berhubungan dengan geografi.

   

 

C.   Sistem Kearsipan

1.   Sistem Sentralisasi

         Pada sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Manfaat penggunaan sistem sentralisasi ialah:

a.  Mencegah duplikasi

b.  Layanan yang lebih baik

c.  Adanya keseragaman

d.  Menghemat waktu, ruangan peralatan dan alat tulis kantor

e.  Adanya keseragaman penanganan karena pelayanan dokumen ada pada satu atap.

    Kerugiannya ialah: kerusakan fisik, kebocoran informasi, berbagai bagian mungkin mempunyai 

                                   kebutuhan yang berlainan.

2.    Sistem Desentralisasi

          Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit. Ada beberapa keuntungan dari penggunaan sistem ini, antara lain: dekat dengan pemakai, sangat cocok bila informasi arsip bersifat rahasia, menghemat waktu dan tenaga. Kekurangannya ialah: pengawasan relatif sulit, banyak duplikasi dokumen sama.

3.   Sistem Gabungan

      Merupakan sistem gabungan dari keduanya, sistem ini membuat lebih efisien dan efektif tergantung sistem penyimpanan arsip yang dibutuhkan.

Sumber referensi:

Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga

Gina Madiana. 2004. Mengerjakan Pengarsipan Surat dan Dokumen Kantor. Bandung:   

      Armico